Lần tới làm việc với khách, hãy viết một bức thư viết tay thay vì email
Mặc dù tiện lợi và nhanh gọn hơn thế nhưng email vẫn kém xa hình thức gửi thư viết tay truyền thống ở nhiều khía cạnh khác nhau và kém hiệu quả hơn nhiều so với thư viết tay trong kinh doanh.
Bạn mở hòm thư điện tử của mình vào buổi sáng và được chào đón bằng hàng chục, thậm chí có thể hàng trăm email liền. Bạn gặp người đưa thư và chỉ nhận được các tờ rơi quảng cáo và hóa đơn mà thôi. Mỗi ngày đều như vậy, và bạn cảm thấy nhớ những bức thư viết tay.
Vì Internet đã trở nên quá tiện dụng nên việc viết một email là cực dễ. Nhưng các bức thư điện tử lại không có được hiệu ứng như một bức thư được viết tay cẩn thận. Đó là một cảm giác rất thú vị khi tìm thấy một phong bì thư đề tên mình giữa hàng đống giấy tờ tạp nham. Chắc chắn lúc đó bức thư sẽ là thứ đầu tiên mà bạn mở ra.
Việc nhận được một bức thư tay đã trở nên hiếm hoi đến nỗi mỗi khi nhận được, bản thân việc đó đã là một khoảnh khắc cực kỳ đáng trân trọng. Theo như nhà văn, nhà phê bình văn học Anatole Broyard thì “trong thời đại của chúng ta, tức một thời đại không phù hợp với thư viết tay, chúng ta quên mất nó đã từng quan trọng như thế nào đối với cuộc sống của con người”.
Tự tay viết một bức thư cũng có rất nhiều lợi ích bất ngờ. Dưới đây là những lợi ích mà hành động đơn giản này có thể mang lại cho bạn trong môi trường công việc.
Bạn thể hiện được sự quan tâm của mình
Dành thời gian để lấy giấy bút viết ra những lời mình muốn và không sử dụng một công cụ soạn thảo văn bản nào là một nỗ lực mà chắc chắn người nhận thư sẽ rất trân trọng. Thông điệp chân thành của bạn thể hiện trong nét chữ vừa ráo mực sẽ nói lên rất nhiều điều.
Bạn tạo dựng được quan hệ với khách hàng
Hãy liên tục cải thiện và bồi đắp quan hệ với khách hàng bằng cách gửi cho họ một lời nhắn viết tay. Có rất nhiều mẫu thiệp làm sẵn và bạn chỉ cần viết lên những câu ngắn, đơn giản để truyền tải điều mình muốn nói. Mỗi khi nhận được lời nhắn này, khách hàng của bạn sẽ rất hài lòng và cảm thấy được chăm sóc chu đáo.
Bạn vô tình tạo ra một vật kỷ niệm
Thường thì người hay nhận được thư của bạn sẽ giữ những lá thư đó ở ngay bên cạnh; đó là điều mà họ khó có thể làm được với một email. Thư tay có thể lưu giữ được hàng năm trời và được đọc lại nhiều lần, và điều đó càng khắc sâu thiện chí của bạn vào lòng người nhận thư. Đúng như thi sĩ Goethe đã nói: “Thư từ là một trong những kỷ vật quan trọng nhất mà một người có thể để lại”.
Bạn khiến mình trở nên khác biệt
Lần cuối bạn nhận được một bức thư viết tay là khi nào? Có thể đã nhiều năm rồi ấy nhỉ. Hãy tách mình ra khỏi đám đông bằng một vài câu chữ trau chuốt trong bức thư viết tay của bạn. Chắc chắn bạn sẽ được chú ý và nhớ đến vì nỗ lực của mình.
Bạn sử dụng nhiều giác quan hơn
Trong khi đánh máy có thể không cần động não nhiều thì các nghiên cứu chỉ ra rằng viết chữ cần có 3 quá trình xử lý của não: hình ảnh, chuyển động và nhận thức. Bạn nhìn giấy và chữ mình viết, sử dụng kỹ năng vận động của mình để viết nên các con chữ, và dùng não để nhớ hình dạng mỗi chữ khi bạn viết. Do đó viết chữ cũng như một bài tập cho bộ não.
Góp phần duy trì một truyền thống tốt đẹp
Cho đến những năm 1990, con người vẫn sử dụng thư tay thay vì thư điện tử để trao đổi thông tin. Họ trân trọng mỗi khi nhận được một bức thư trong đó chia sẻ thông tin, trao gửi tình cảm hoặc chốt một thương vụ. Chúng ta đã đánh mất đi một phần của lịch sử khi không còn tự tay mình viết các bức thư.
Các bức thư đều hữu hình và là một thực thể rõ rệt. Chúng thực sự tồn tại, trong khi những giao tiếp qua đường điện tử thì không. Với bức thư của mình, bạn sẽ tiếp nối truyền thống hàng thế kỷ nay và tạo nên một kỷ vật đáng trân trọng rất lâu sau khi nó được viết ra và gửi đi.
