Quy mô "cồng kềnh" nhất ngành sữa, Vinamilk đã giải bài toán luân chuyển 150.000 tấn hàng và kết nối 10.000 nhân sự suốt 2 năm Covid như thế nào?
Theo ông Lê Thành Liêm – Giám đốc Tài chính của Vinamilk, nhờ đầu tư hệ thống công nghệ từ sớm và khá toàn diện; hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp lớn nhất nhì Việt Nam này vẫn ‘chạy tốt’ trong suốt đại dịch. Ngoài ERP, Vinamilk còn có hệ thống riêng quản lý nhân viên sales, nhà kho và nội bộ nhân sự….
Trong Covid-19, kế hoạch ngắn hạn thay thế cho kế hoạch dài hạn
"Covid-19 xảy ra đã 18 tháng, trong suốt thời gian đó, môi trường kinh doanh và môi trường sống điều gặp nhiều khó khăn và bất định.
Trước năm 2020, mặt dù giới kinh doanh không thể đoán định trước tương lai, nhưng ít nhất cũng có thể dự đoán và lập kế hoạch kinh doanh – tài chính trong khoảng 6 tháng đến 1 năm. Nhưng bắt đầu từ năm 2020, mọi thứ thay đổi từng giờ và từng ngày, hôm nay dự đoán như thế này song hôm sau có thể đã sai.
Thế nên, trong Covid-19, các nhà lãnh đạo – quản lý rất khó để xây dựng các kế hoạch cho công ty của mình. Việc xây dựng một kế hoạch kinh doanh mang tính bền vững và có thể thực hiện được là hoàn toàn bất khả thi.
Thực trạng đó, buộc lòng các doanh nghiệp phải thay đổi, từ kế hoạch 6 tháng đến 1 năm biến thành kế hoạch dưới 3 tháng, nhưng trong quá trình đó phải theo dõi chặt chẽ và thường xuyên, cập nhật tình hình thị trường nhằm đưa ra những quyết định linh hoạt, kịp thời", ông Lê Thành Liêm – Giám đốc Tài chính kiêm thành viên HĐQT của Vinamilk, chia sẻ trong tọa đàm ‘Kinh doanh không gián đoạn - Kinh nghiệm và giải pháp sáng tạo’ do FPT tổ chức.
Khi đại dịch bùng phát khắp nơi, Vinamilk buộc phải xem xét lại các hoạt động đầu tư, xem có nên tiếp tục đổ tiền vào một vài dự án đầu tư không quá cấp thiết hay không. Hành động này nhằm tối ưu hóa dòng tiền. Ngoài ra, ban lãnh đạo Vinamilk cũng phải xem xét lại các KPI hoặc các con số, để phải đảm vòng quay vốn lưu động nằm trong khoảng 30 đến 60 ngày.
Trong giai đoạn đầu đại dịch, doanh nghiệp này luôn phải tìm cách giảm hàng tồn kho để tối ưu hóa dòng tiền. Nhưng giữa đại dịch, khi chuỗi cung ứng toàn cầu bắt đầu đứt gãy – nguồn cung nguyên vật liệu khan hiếm, họ buộc phải gia tăng hàng tồn kho để kịp thời cung cấp cho các hoạt động kinh doanh. Khi đó, doanh nghiệp thậm chí "không dám" giữ mức tồn kho như bình thường, bởi có như thế, họ mới dám bảo đảm kế hoạch trong 3 tháng của mình có thể thực hiện.
Mọi quy trình được xây dựng và xử lý qua hệ thống công nghệ
Vinamilk có một hệ thống công nghệ khá đồ sộ và toàn diện.
May mắn là Vinamilk đã chuyển đổi số và đầu tư công nghệ từ rất sớm, nên dù là công ty lớn, vẫn không bị gián đoạn kinh doanh khi đại dịch xuất hiện. Họ đầu tư vào hệ thống ERP được 15 năm, hệ thống bán hàng được 5 năm; nhờ thế, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều xử lý trên nền tảng công nghệ thông tin.
Họ có thể xây dựng kế hoạch về dòng tiền cũng dựa trên những dữ liệu – thông tin mà hệ thống công nghệ trả lại; công ty cũng quản trị được hoạt động bán hàng, bất chấp nhiều lần lock-down ở các thành phố lớn. Ngoài ra, Vinamilk còn có thể xây dựng và theo dõi việc thực hiện kế hoạch kinh doanh, dòng tiền từng quý và từng tháng.
Hoặc nữa, trong đại dịch, vài thời điểm, nhiều ngân hàng và chi nhánh đã không hoạt động, thế nên doanh nghiệp không thể dùng các cách cũ như ký uỷ nhiệm chi hoặc chứng từ, rồi mang ra ngân hàng thanh toán. Nhờ đã có hệ thống thanh toán không tiền mặt, Vinamilk không gặp bất cứ khó khăn gì trong việc thanh toán, giúp công việc kinh doanh vận hành suôn sẻ.
Hệ thống công nghệ tốt cũng giúp nhân sự tại 40 văn phòng – chi nhánh – nhà máy – đơn vị bán hàng vẫn duy trì tương tác được như bình thường trong suốt đại dịch.
"Công nghệ đóng góp quan trọng cho hoạt động và đời sống doanh nghiệp. Hằng ngày, có 150.000 tấn hàng hóa chạy qua hệ thống của chúng tôi. Chuỗi cung ứng của Vinamilk hoạt động dựa hoàn toàn vào hệ thống công nghệ thông tin, kết nối từ đầu vào – việc thu mua nguyên vật liệu, cho đến đầu ra cuối cùng – sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
Dựa trên ERP, Vinamilk đưa ra các kế hoạch mua hàng: nhìn vào quy định tồn kho tối thiểu và tối đa, rồi căn cứ vào số lượng tồn kho thực tế đang có, để xác định mua với số lượng bao nhiêu – như thế nào cùng phân bổ ra sao. Rồi sau đó, dựa vào quy trình sản xuất + giá nguyên liệu, đưa vào công cụ để có thể tính ra giá thị trường", vị Giám đốc tài chính này miêu tả chi tiết.
Các hệ thống công nghệ cụ thể của Vinamilk
Về hệ thống quản lý bán hàng: Hiện Vinamilk có 5.000 nhân viên bán hàng, mỗi nhân viên sẽ được trang bị 1 máy tính bảng. Thông qua sự phối hợp giữa nhân viên và máy tính bảng, Vinamilk sẽ biết được realtime, nhân viên sales của mình đang ở đâu, làm gì; cũng như dễ dàng đánh giá sự thể hiện – thành quả của nhân viên đó qua ngày, tuần và tháng.
Nhờ hệ thống quản trị nhân sự nội bộ đã xây dựng từ lâu, nên 10.000 nhân viên của Vinamilk vẫn có thể tương tác và làm việc tốt suốt đại dịch.
Theo đó, Vinamilk còn có thể đồng bộ và điều hướng trên hệ thống nhân sự sales cũng như sản phẩm của 5 trung tâm bán hàng – 3 chính và 2 phụ trên toàn quốc.
Hiện Vinamilk có 3 trung tâm phân phối hàng hóa khác nhau. Vì mọi thông tin đều được chuyển về 1 trung tâm để xử lý, sau đó mới phân bổ về các kho, từ đó các quản lý kho có thể thuận lợi phân chia sản phẩm cần thiết lên các chuyến xe đi các địa bàn đã được phân chia.
Ngoài ra, nhờ hệ thống quản lý kho này, Vinamilk còn có thể biết được tốc độ và hiệu quả giao hàng như thế nào so với nhu cầu thực tế của thị trường, đạt bao nhiêu phần trăm yêu cầu từ khách hàng. Có thể nói, nhờ hệ thống công nghệ, công việc tưởng như rất phức tạp đã trở nên đơn giản hơn.
Về hệ thống quản lý hàng tồn kho: nhân viên Vinamilk có thể kiểm kê hàng tồn kho thông qua QR Code. Khi đến kho, nhân viên chỉ việc quét mã QR Code, sẽ biết tồn kho trên hệ thống hiện tại đang bao nhiêu, sau đó đối chiếu và so sánh với số liệu thực tế tại kho.
Nhân viên kho hoàn toàn không phải chạm hoặc tiếp xúc với nhiều khác vẫn có thể hoàn thành công việc của mình. Hệ thống này đã giúp ích rất nhiều cho Vinamilk trong suốt đại dịch vừa qua.
Về hệ thống quản trị nhân sự nội bộ: Vinamilk còn có hệ thống công nghệ triển khai cho nội bộ. App My Vinamilk phục vụ riêng cho 10.000 cán bộ công nhân viên của tập đoàn. Hoặc họ xây ra các website chuyên phục vụ việc cổ động và giữ tinh thần tích cực cho nhân sự, để ngay cả vài ngàn nhân sự của Vinamilk làm việc tại nhà vẫn tương tác với nhau tốt và giữ vững được hiệu quả công việc.
Theo quan điểm của Giám đốc tài chính Lê Thành Liêm, dù như thế nào, các công ty cũng nên trang bị những công nghệ tối thiểu dùng để phục vụ các hoạt động hằng ngày của mình, như hệ thống ERP, hệ thống quản lý nguồn nhân lực, hệ thống quản lý bán hàng…
